Denrées refusées à la livraison : la fiche de refus à imprimer
Une denrée refusée se refuse au quai, au moment de la livraison, avant qu'elle ne rentre au frigo. Une fiche remplie sur le moment vous sert de preuve : elle dit quel produit, quel motif et quelle température, sans avoir à reconstituer la scène plus tard.
L'essentiel
- Au quai : contrôlez chaque caisse avant de signer le bon de livraison.
- Le motif : température, emballage, date, étiquetage, quantité.
- La trace : une fiche de refus datée, signée par le livreur.
- Le produit refusé : il ne rejoint jamais la réserve.
Refuser au quai, pas au frigo
Le contrôle commence avant la signature. Ouvrez les caisses, regardez les emballages, mesurez la température à cœur ou de surface quand le produit s'y prête. Une denrée rangée au frigo avant contrôle ne peut plus être refusée sans discussion : elle a déjà été mélangée aux autres produits, et sa température réelle ne se connaît plus.
Gardez le bon de livraison sous la main pendant le contrôle. Écrivez les réserves dessus avant de signer. Une signature sans réserve rend le refus plus difficile à justifier après coup.
Les motifs de refus les plus courants
- Température relevée au-dessus du repère retenu pour la famille de produit.
- Emballage abîmé, ouvert, mouillé ou gonflé.
- Date limite dépassée, ou date absente.
- Étiquetage absent ou illisible, sans numéro de lot.
- Quantité ou produit différent du bon de livraison.
- Odeur ou couleur anormales à l'ouverture.
Pour les préparations culinaires élaborées à l'avance, l'annexe I de l'arrêté du 21 décembre 2009 (produits d'origine animale) et l'annexe I de l'arrêté du 8 octobre 2013 (autres denrées) fixent +3 °C au maximum à l'entreposage et au transport. Au-dessus, c'est un motif de refus. Pour les autres familles, comparez à l'annexe I de ces arrêtés et à la température indiquée par le fournisseur, par exemple +2 °C pour les viandes hachées, +4 °C pour les viandes de volaille et les morceaux de découpe. Notez la température relevée et le motif.
Un produit refusé ne doit pas rester sur le quai avec les produits acceptés. Il repart avec le livreur, ou il est isolé et étiqueté « refusé » jusqu'à son départ.
Les champs de la fiche, un par un
Une fiche de refus utile tient sur une page et se remplit en deux minutes. Chaque champ répond à une question que le contrôleur peut poser.
- Date et heure de la livraison.
- Fournisseur et numéro du bon de livraison.
- Produit, quantité et numéro de lot.
- Température relevée, avec l'heure de la mesure.
- Motif, coché dans la liste ci-dessus.
- Décision : refusé, ou accepté avec réserve.
- Nom de la personne qui a reçu, et signature du livreur.
Si le livreur refuse de signer la fiche, notez son refus à la place de sa signature. Classez-la avec le bon de livraison et le relevé, comme le demande la fiche sur la traçabilité.
Ce qu'un contrôle peut regarder
- Les réserves figurent sur le bon de livraison signé.
- Les produits refusés ne sont pas dans la réserve.
- La température relevée est notée avec l'heure.
- Chaque fiche de refus est datée et signée.
La réglementation citée
Les repères de température viennent de l'annexe I des arrêtés du 21 décembre 2009 et du 8 octobre 2013. Le reste de la fiche relève de la pratique de réception.
- Arrêté du 21 décembre 2009, annexe I (températures maximales)
- Arrêté du 8 octobre 2013, annexe I (autres denrées)
Questions fréquentes
Peut-on accepter une livraison puis la refuser ?
Difficilement. Si vous avez signé sans réserve et rangé les produits, le refus n'a plus de preuve. Vérifiez au quai, avant de signer.
Que faire du produit refusé ?
Il repart avec le livreur, ou il est isolé et étiqueté « refusé ». Il ne doit pas être utilisé en cuisine.
Que faire si le livreur n'est pas d'accord ?
Notez son désaccord sur la fiche, avec son nom et l'heure, et gardez la fiche. Prévenez le fournisseur par écrit le jour même.
Faut-il garder la fiche de refus longtemps ?
Gardez-la avec le bon de livraison, dans le même classeur que vos documents de traçabilité.